對於大多數自由設計師來說,時間管理不僅是最大的挑戰之一,而且它也是決定任何自由職業者或獨立設計師成功與否的關鍵因素。在本文中將介紹 5 個步驟,你可以實現這些步驟,以便更好地管理你的時間,並從工作時間中獲得更多。
為你的時間制定一個計劃
如何規劃時間取決於你,每人的工作方式都不同。有人每天做一份待辦事項清單,其中有優先事項。不一定每天早上開始最高優先級的任務,但至少可以開始劃掉一些需要完成的次要任務,然後感覺更好的待辦事項清單有幾件事情已經劃掉清單。
為你的時間制定一個計劃並不是那麼困難。如果你以前沒有這樣做過,我建議你試一試,看看它是如何影響你的工作效率的。在每個星期結束的時候,看看你現在正在做的項目的進展,然後列出下周要完成的事情。接著把它列出來,把它分解成每天的列表,這樣就可以更容易地管理它了。
每天你都可以在工作清單上完成任務,你會發現自己每天都在工作,浪費的時間很少,而且在一天結束的時候會有更多的成就。
利用你的高專注時間
每個人都有特定的時間能夠集中精力去完成更多的工作。
當第一次在家全職工作的時候,並沒有把這些自然的「工作重點」考慮進去。經常發現自己很難在一天中的某個時段集中精力做手頭的工作,也會強迫自己繼續工作,但結果往往比最好的工作要少得多,而且花費的時間也比應該做的要長。
與其浪費黃金時間在可以做的任何事情上,現在開始計劃自己的時間,讓最好的時間被用於那些需要最專注和創造力的任務。在專注力減弱時,可以清理收件箱,處理日常任務,或者僅僅是休息的時間。這樣便可以充分利用自己的時間,保持最重要的幾項重點,而且還完成生產的東西。
最有可能的是,你可能已經意識到,在你處於最佳和最差狀態大概是什麼時候。當你計劃你的時間來確定你正在最大化你所擁有的東西時,把它考慮進去。
識別你的干擾,並計劃將它們最小化
有很多事情會讓自由設計師分心。通常,分心是業務的必要部分,但它們只是給你帶來不便。
例如,大多數自由職業者主要通過電子郵件與客戶和潛在客戶進行溝通,因此,這當然是你日常生活的一部分。但是電子郵件經常會分散你的注意力,因為它會分散你的時間,讓你偏離軌道。
為了得到最有效率的工作時間,你需要認識到對你來說最分散的事情,你必須努力減少對生產率的影響你的時間。如果你的注意力分散在你的業務中,比如電子郵件或LINE,你可以通過將這些任務控制在一天之內的某個時間段來幫助你。你可以在每天早晨或每一個下午都設置一個時間來處理郵件,然後在你工作的時候將它關閉,而不是每天都打開你的郵件,並在它到達的時候查看每條信息。
如果你的分心緣由是一間吵鬧的房子,圍繞著你的家庭辦公室,你可以規劃你的時間,這樣你最重要的工作時間就是你的家人在休息、出門的時間做一些不會讓你分心的事情。
不管什麼事情會讓你分心,找到一種方法來減少或處理那些讓你分心的事情,這對你的時間是至關重要的。
減少你的工作時間
大多數自由設計師傾向於長時間工作,尤其是在最後期限臨近的時候。儘管為了完成所有的工作而簡單地工作更長的時間是很容易產生的,但這往往會對你的工作效率和效率造成不利影響。
我們都需要一段時間的工作,所以多花點時間通常不是最好的答案。減少工作時間會讓你更有效率,更有效地管理你的時間,否則你將無法完成所有需要做的事情。
如果在你的待辦事項清單上有太多的事情要做,那麼你的工作時間就是你的答案,那就試試另一種方式,減少你的工作時間。有一個明確的終點可以幫助完成任務,並朝著完成所有需要完成的事情的目標前進。
舉個例子,如果知道自己在五點就停止工作,那麼就有了一個可以讓我在一天內高效而嚴謹工作的目標。當決定要把所有的事情都做完的時候,無論什麼時候,都會發現我的進度要慢得多,因為沒有同樣的緊迫感。
減少你的工作時間也會幫助你保持新鮮感,而且更容易專注於手頭的工作,讓你從工作時間中獲得更多的東西。當然,你需要考慮你的工作重點,以確保你不會在減少工作時間的時候減少你的最佳工作時間。對於我們大多數人來說,這可能是最難的五個步驟,但如果你要著眼於長遠,避免精疲力竭,那就很重要了。
評估
評估你對時間的使用也是時間管理的一個重要方面。時不時地回顧一下你的工作流程並分析,找出一些可以改變的事情,以提高效率。養成習慣是很容易的,甚至沒有意識到,你可能會陷入一種不太理想的狀態。
有很多 APP 可以幫助你追蹤你的時間,這樣你就可以識別出潛在的改進區域。