文書資料的第一印象與易讀性係由字體的選擇、文字的使用方式所決定，這種說法一點也不為過。不同文字的種類稱為「字體」，了解字體的特性，就能在適合之處有效地運用文字。另外，配合文書資料的目的來選擇不同字體也是必要的。今天就要依字面、外觀及易讀性，來探討字體的最佳使用方式。
不同字型，字面就有所差異
即使字型大小（字身框）相同，但使用不同字型，其字面大小就會有所差異，因此外觀大小也變得不同。無論是日文或是歐文，都有字面較小的字型（如游黑體、Calibri 等），也有字面較大的字型（如 Meiryo、Segoe UI 等）。
▲字型與字面：即使是相同的字型大小，不同字型其字面大小亦有所不同。
不同文字，字面及外觀大小就有所差異
即使是相同字型，不同文字其字面也有所差異。日文方面，雖然看起來每個字都一樣大，但其實每個單字的字面大小都有些微差異，而為了較容易認知並理解漢字，平假名或片假名文字會比漢字小。字體中既有假名明顯較小的字型（游黑體等）也有漢字與假名字面大小相差無幾的字型（ Meiryo 等）。
▲日文字型的字面：漢字與平假名的字面大小不同，不同字型其大小比例亦不相同。
歐文的話，有著小寫比大寫字相對為小的字型（ Garamond 等）也有相差不大的字型（ Segoe UI 或 Helvetica ）；這些差異都會影響文件的可讀性與顯著性。
▲歐文字型的字面：不同文字的高度各異，不同字型的大寫字與小寫字之大小比例亦不相同。
日文與歐文的外觀大小及行高
即使是同樣字型大小的日文與歐文，外表看起來還是大小不同，而在混合使用日文及歐文時，雖然基本上會以基準線為準並列文字，但歐文大多比日文高度較低，這些差異會影響到閱讀混合有日文、歐文文章時的易讀性。
▲日文與英文數字的字面：日文與歐文字型的高度有明顯差異。歐文文字會再行間留下許多空白處。
另外，閱讀歐文單字或文章時，大多數文字都集中在 x 字高（小寫 x 的位置）內，所以會如同上圖藍底所示，在行高內的文字上下方留下許多空白；另一方面，由於日文文字本身就佔據了大部分的字身框，所以即使行高相同，與歐文相比會看起來較為狹窄。
日文與歐文的構造差異及字寬
▲字寬：在日文中，文字與文字間的間隔因字面大小差異而有所不同。
日文與歐文的差異也會影響字寬。由於日文的文字是配合字身框進行配置，也就是每個單字的配置間隔相同，所以不同文字，字面大小不同，文字間就會產生許多空白處；另一方面，歐文是以文字本身的的寬度、也就是字面大小排列，所以文字間較無空白。這也就是編輯日文文件時，調整字寬變得相當重要的理由。
字面與易讀性、顯著性的關係
▲字面與易讀性：字面大小不同，其可讀性與判斷性亦有所不同。
雖然文件的可讀性及顯著性會因文字粗細、行高、字寬有所變化而無法一概而論，但是一般而言，字面較小的字型可讀性較高，字面較大的字型顯著性較高；另外，假名比漢字較小的日文字型、x 字高較低的歐文字型之可讀性也會較高。即使是相同字體，也有適合或不適合的使用方式。
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